Do marca 2019 r. wszyscy członkowie zarządów muszą posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny!!!

Ocena użytkowników: 5 / 5

Gwiazdka aktywnaGwiazdka aktywnaGwiazdka aktywnaGwiazdka aktywnaGwiazdka aktywna
 


W dniu 1 października 2018 r. weszły w życie znowelizowane przepisy ustawy o rachunkowości, które wprowadziły obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego wyłącznie w postaci elektronicznej oraz opatrzenia tego sprawozdania kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP - obecnie funkcjonującym jako podpis zaufany. To samo dotyczy sprawozdań z działalności jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

Ponadto sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) muszą być sporządzane w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych na stronie internetowej Ministerstwa Finansów w Biuletynie Informacji Publicznej. Sprawozdanie finansowe w ww. strukturze logicznej oraz formacie sporządzają także podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego. Format, o którym mowa to XML.
Pozostałe jednostki sporządzają sprawozdania finansowe w postaci elektronicznej - nieustrukturyzowanej. To samo dotyczy sprawozdań z działalności jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS.

Powyższe oznacza, że sprawozdania finansowe wszystkich jednostek oraz sprawozdania z działalności jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, w każdym przypadku muszą mieć formę elektroniczną oraz być podpisane elektronicznie, tj. opatrzone ww. kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym.

Kwalifikowany podpis elektroniczny składa się za pomocą specjalnego urządzenia (np. tokena). Jest płatny (w odróżnieniu od podpisu zaufanego), a jego cena zależy od dostawcy, okresu ważności certyfikatu oraz rodzaju urządzenia do składania podpisu. Podpis kwalifikowany można kupić u jednego z dostawców (w Polsce jest obecnie 5 takich firm - ich lista jest dostępna na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji www.nccert.pl). Można też skorzystać z e-podpisu wydanego przez kwalifikowane podmioty w dowolnym kraju UE.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a w przypadku gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu (przepisy w tej kwestii nie uległy zmianie). Oznacza to, że sprawozdanie to mają obowiązek podpisać wszyscy członkowie zarządu. To samo dotyczy sprawozdania z działalności jednostki.

Następnie tak sporządzone i podpisane sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności składane są do KRS, wraz z innymi wymaganymi załącznikami. Złożenie to następuje w sposób obowiązujący już od 15 marca 2018 roku, tj. wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości (https://ekrs.ms.gov.pl). Zgłoszenie do KRS musi być opatrzone kwalifikowanym e-podpisem albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisaną jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Zasady te dotyczą wszystkich podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS.

Natomiast podatnicy podatku dochodowego PIT, prowadzący księgi rachunkowe i obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego przekazują go, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej. W tym celu Ministerstwo Finansów przygotowało bezpłatną aplikację e-Sprawozdania Finansowe.

Gdzie tkwi problem?

W praktyce okazuje się, iż system KRS nie przyjmuje sprawozdań finansowych podpisanych profilem zaufanym ePUAP, wymaga złożenia podpisu kwalifikowanego.

Przed 1 października 2018 r., w okresie przejściowym, sprawozdania mogły być podpisywane ręcznie, natomiast kwalifikowanym podpisem lub zaufanym profilem ePUAP musiały być sygnowane skany sprawozdań przesyłane do KRS.

Mimo jednak, że ustawa o rachunkowości przewiduje dwie możliwości podpisu, to w praktyce system KRS przyjmuje tylko sprawozdania opatrzone podpisem kwalifikowanym – eKRS nie potrafi zweryfikować sprawozdania podpisanego ePUAP i wyświetla komunikat o błędzie: „Nie można pobrać informacji o osobie podpisującej z certyfikatu”.

Brak możliwości złożenia sprawozdania opatrzonego profilem zaufanym potwierdził system wsparcia Ministerstwa Sprawiedliwości wyjaśniając, że „eKRS wymaga załączenia dokumentu w formacie XML, podpisanego wyłącznie podpisem kwalifikowanym. Profil zaufany nie jest podpisem kwalifikowanym.”

Dopiero gdy wszystkie dołączone pliki są opatrzone podpisem kwalifikowanym, zgłoszenie do KRS można podpisać podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym ePUAP; czyli ePUAP można użyć dopiero na etapie wysyłania dokumentów.

A zatem w obecnym stanie rzeczy wszystkie osoby zobowiązane do podpisania sprawozdań muszą posługiwać się kwalifikowanym podpisem elektronicznym!!!

 

Zgodnie z ustawą o rachunkowości sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności za rok 2018 muszą być sporządzone, a zatem i podpisane, w nieprzekraczalnym terminie do 31 marca 2019 r. Należy przy tym pamiętać, że obowiązkowym elementem podpisu każdej osoby jest data złożenia tego podpisu. W sytuacji kiedy podpis składany będzie elektronicznie, nie jest możliwe uczynienie tego z datą wsteczną.
Natomiast wyrobienie kwalifikowanego podpisu elektronicznego może potrwać ok. 14 dni.

Kancelaria Finansowo - Rachunkowa "Zwolańska". Wszelkie prawa zastrzeżone. Projekt strony zrobiony przez Konrad Zwolański.